综合信息
关于开展线上国际学术交流活动的通知

各学院:

    新冠肺炎疫情防控期间,在落实疫情防控工作要求的同时,为促进“学术交流不停歇”,现对我校开展线上学术交流活动通知如下:

一、线上学术交流活动

1、学术报告及授课

1)申请及审批流程

1)登录学校主页最上方“一网通办”,在搜索栏输入“海外专家短期来访申请”至事项申请页面,点击“立即办理”,填写表单并提交。

2)“海外专家短期来访申请”事项审批流程已在系统中实现,具体为:国合部初审-各学院负责人审核-保密办审核-国合部终审。

3)线上学术报告及授课须提前10个工作日进行申请,公开学术报告除国际合作与交流部审批流程外,须执行学校公开报告的审批流程http://ehall.xidian.edu.cn/new/index.html(说明详见:https://notice.xidian.edu.cn/2016content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1227&wbnewsid=19294)。

2)资助标准

线上学术报告及授课仅支持境外人员讲课费,与外专来访讲课费标准一致:

项目类型

讲课费标准(税后)

报告人职称

 

 

线上学术报告

3000/

海外院士

2800/

Fellow类专家

2000/

教授

1800/

副教授

1600/

讲师

学分课程

800/课时

副教授及以上

 

2、教师赴海外引课项目

受疫情影响,无法赴海外执行引课任务的教师,可邀请海外高校教师进行线上授课。

1)申请

登录学校主页最上方“一网通办”,在搜索栏输入“海外专家短期来访申请”至事项申请页面,点击“立即办理”,填写表单并提交。

2)课程要求

海外引课项目调整为外专线上授课后,如开设课程为选修课,校内联系教师须向本科生院提交申请,将课程纳入学校教务系统后开展授课活动。如开设课程为必修课,需先行对学院培养方案进行修改后,方可纳入学校教务系统,开展授课活动。

3)资助标准

执行海外引课项目境外人员讲课费标准参照原本科生学分课程引进项目,税后800/课时。

 3. 线上学术交流活动要求

1)开展线上学术活动前,邀请人须与境外专家明确薪资、合同期限及工作内容等要素,并与境外专家签订《外国专家讲学劳务合同》,模板见附件1,同时,在我校内控办主页(http://nkb.xidian.edu.cn/)最下方的合同管理信息系统入口模块上提交合同并进行审核,通过后方可开展学术交流活动。合同审核通过后,开具介绍信,将其中一份加盖学校公章(银行要求)。

2)线上学术报告和授课要求采用直播方式进行。

3)境外专家所作学术报告或授课过程将被全程录制并保留,邀请人须明确告知境外专家这项内容。

4)活动结束后,须提交学术交流总结至foreign_experts@xidian.edu.cn

4.经费报销

经费报销程序为:借款(可省略)-报销-境外汇款,由各学院外事干事协助完成以下事项。

1)借款:

境外专家开展线上学术报告或授课可预借讲课费,然后完成报销和境外汇款,或直接报销然后进行境外汇款。借款材料包括:

1)在我校财务系统上预约借款,填写《西安电子科技大学借款单》;

2)“一网通办”在线审核通过后的《西安电子科技大学聘请海外专家来访申请表》;

3)《借款说明》,模板见附件2

将上述材料交至财务处核算科完成借款手续,南校区财务处核算科:029-81891614,北校区一站式服务大厅:029-88201206

2)报销

1)我校财务系统上预约《校外人员劳务发放表》,具体为:财务系统-网上申报系统-校外劳务人员信息采集-校外人员劳务申报录入。需经费负责人及审核人签字。注:发放金额请按照实际发放讲课费的税前金额来填写,计算税前金额方法详见附件3

2)境外专家护照首页复印件;

3)《海外专家工资签收单》,模板见附件4,需境外专家签字,财务部门可接收电子版扫描件;

4)“一网通办”在线审核通过后的《西安电子科技大学聘请海外专家来访申请表》,无须签字及盖章;

(5)《关于海外专家工资签收单签名的情况说明》,模板见附件5.

请将上述材料交至计财处资金管理科完成报销手续,注意,报销时提醒会计按照后期境外汇款情况进行处理。资金管理科联系方式:029-81891613

3)换汇及境外汇款

境外汇款需准备下述材料。下述材料中《购(付)汇申请书》及《中国银行境外汇款申请书》可至我校财务处出纳处领取。

1)《外国专家讲学劳务合同》原件(盖学校公章及校长签字章);

2)《海外专家工资签收单》扫描件(盖学院公章);

3)境外专家护照首页复印件;

4)《购(付)汇申请书》(盖财务专用章及预留私章);

5)《中国银行境外汇款申请书》(盖财务专用章及预留私章);

6)银行名称:中国银行南郊支行,地址:西安市碑林区长安北路9号,电话:029-85259411/029-85247660

(7)请将以上材料准备好联系中国银行工作人员投递材料,吕经理:18192083203

二、线上国际学术会议

根据教育部相关要求,线上国际学术会议需须向国合部提交申请,由国合部并报送学校党委进行审核批准,获批后方可进行。

1.申请:登录我校办公系统(OA系统),填写校内签报进行申请。申请方式见附件6。

2.审批:事项审批流程为:学院审核-学院党委审核-国合部审核-保密办审核-学校党委审核。

3.其他:线上国际学术会议须提前3个月进行申请。并同时执行学校宣传部对公开学术报告的审批流程http://ehall.xidian.edu.cn/new/index.html(说明详见:https://notice.xidian.edu.cn/2016content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1227&wbnewsid=19294)。

 

国际合作与交流部

2020512

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